Beneficjent.com.pl

BENEFICJENT

to pierwszy w Polsce kompleksowy program do zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków EFRR dostępny poprzez przeglądarkę internetową.

Stworzony przez najlepszych praktyków kontrolujących wykorzystywane fundusze UE na terenie Polski. Innowacja w skali Kraju. Po raz pierwszy w Polsce program dla Beneficjentów służący kompleksowym wsparciem i ochroną przed korektami finansowymi. Najlepsza na rynku ochrona przed błędami popełnianymi przy prowadzeniu projektów.

Rozpoczęcie pracy

Praca z programem Beneficjent rozpoczyna się od kreatora początkowego, gdzie Beneficjent proszony jest o podanie danych niezbędnych do prawidłowego sporządzania umów, oddelegowań, zamówień i protokołów.

Wprowadzenie danych podzielone jest na cztery moduły: podmiot, projekt, zamówienia i nagłówki. Etap wprowadzenia danych nie powinien przekroczyć 5 minut. Część danych jest automatycznie pobieranych z Państwa formularza zakupowego programu.

Po wprowadzeniu danych możecie Państwo rozpocząć pracę z programem. Do dyspozycji są moduły: personelu, zamówień, dokumentów oraz bazy wiedzy.

Moduł Personelu

Poprzez kliknięcie przycisku „dodaj personel” tworzymy nasz personel projektu. Na wstępie podajemy dane podstawowe pracownika w celu dodania go do zespołu.

W następnym kroku tworzymy jego oddelegowanie gdzie przypisujemy pracownikowi stanowisko, formę zaangażowania (umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło i inne) oraz okres i rodzaj oddelegowania (stały lub zmienny rozliczany na podstawie kart czasu pracy). Należy również wpisać zakres obowiązków/przedmiot umowy który będzie wykorzystany na późniejszym etapie.

Po wprowadzeniu danych możemy wygenerować kartę personelu projektu oraz w zależności od formy zatrudnienia umowę zlecenie lub o dzieło.

Dodatkowo w module personel mamy zakładkę „dokumenty okresowe” gdzie w zależności od potrzeb generowane są dokumenty okresowe takie jak karty czasu pracy oraz oświadczenia o zus i us dla naszego personelu oddelegowanego w danym miesiącu. W przypadku umów zlecenia lub o dzieło rozliczanych miesięcznie program pilnuje godzin przepracowanych i pozostających jeszcze do rozliczenia.

Ponadto w przypadku umów zlecenia i o dzieło generowane są protokoły odbioru.

Moduł zamówienia

Prace z modułem rozpoczynamy poprzez kliknięcie przycisku „dodaj zamówienie”. Do wyboru mamy pięć typów zamówień oprócz usług, dostaw i robót budowlanych dodatkowo jest usługa – umowa zlecenie oraz usługa – umowa o dzieło. Usługi umowy zlecenia oraz o dzieło ze względu na swoją specyfikę tworzone są oddzielnie.

Beneficjent ma możliwość przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia w ramach programu za pomocą wysyłki mailowej przy pomocy wbudowanego serwera pocztowego lub podać ją samodzielnie.

Przychodzące maile z szacowania wartości zamówienia są automatycznie wysyłane i odbierane w programie i na ich podstawie po wpisaniu wartości tworzony jest protokół z szacowania wartości zamówienia. W zależności od wartości szacowanej tworzone będzie zapytanie ofertowe w trybie rozeznania rynku lub zasady konkurencyjności.

Cały etap tworzenia zamówienia ogranicza się do dokonywania wyborów z gotowych modeli, dotyczy to w szczególności warunków formalnych oraz kryteriów oceny ofert. Beneficjent ma również możliwość dopisania własnych warunków formalnych, które automatycznie zostaną dodane do zapytania ofertowego. Jedyny element zapytania, który wymaga większego wkładu pracy ze strony Beneficjenta to szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, który wypełniany jest samodzielnie i będzie stanowił osobny załącznik do zapytania ofertowego.

Utworzone zapytanie ofertowe wraz z załącznikami takimi jak formularz ofertowy, oświadczenia, wzór umowy w zależności od trybu zapytania mogą zostać wysłane przy pomocy serwera pocztowego do potencjalnych wykonawców lub stanowią wkład do bazy konkurencyjności.

Program umożliwia również w przypadku zasady konkurencyjności wygenerowanie protokołu z wyboru ofert wraz z wymaganymi załącznikami. Po prowadzenia niezbędnych danych dotyczących wybranych przez Beneficjanta kryteriów oceny ofert program automatycznie dokonuje ich przeliczenia i dokonuje właściwego wyboru.